Fahrtenbuch lückenlos führen

 

Das Fahrtenbuch ist für viele Nutzer eines Dienstwagens obligatorisch, jedoch bringt es gleichzeitig auch eine ganze Menge Fallstricke mit sich. Denn die Anwendung gestaltet sich für Laien oftmals als schwierig und kann im Nachhinein schlimmstenfalls zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Wer sich diesen vermeintlichen Mehraufwand ersparen will, Angst vor Fehlern hat oder sich gar nicht erst mit dem Thema Fahrtenbuch beschäftigen möchten (zum Beispiel aus Zeitmangel), der greift daher gern zur sogenannten 1-Prozent-Regelung. Hierbei handelt es sich um eine pauschale Abrechnungsmethode, die vielen Nutzern Mühe und Kopfzerbrechen erspart – so zumindest wird es angenommen. Nicht immer ist die 1-Prozent-Regelung aber auch die bessere Variante, zumal sich mit dem sehr viel genaueren Fahrtenbuch bares Geld sparen lässt.

Das elektronische Fahrtenbuch als moderne Alternative

Zum klassischen manuellen Fahrtenbuch gibt es mittlerweile außerdem eine komfortable Alternative: das elektronische Fahrtenbuch. Dieses moderne System arbeitet satellitengestützt per GPS und kann die wichtigsten Daten vollautomatisch aufzeichnen und abspeichern. Der Aufwand ist somit deutlich geringer, denn der Anwender muss einzelne Fahrten künftig nicht mehr eigenständig eintragen – gleichzeitig verringert sich so auch automatisch die Fehlerquote. In der Regel funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch auf zwei Wegen, indem im jeweiligen Fahrzeug eine fest verbaute Ortungsbox mit integriertem GPS installiert wird oder als Plug & Play Lösung. In der Plug & Play Lösung wird ein Fahrtenbuchstecker einfach an die OBD Schnittstelle (Diagnoseschnittstelle) des Fahrzeugs gesteckt, die Daten werden ähnlich wie bei der verbauten Lösung per GPS an den Server gesendet. Diese versenden kontinuierlich Signale über den aktuellen Aufenthaltsort des Fahrzeugs. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Fahrtzeiten, zurückgelegte Strecken oder Adressen exakt nachverfolgen und dokumentieren. Das einzelne und aufwendige Auflisten von Fahrten entfällt damit.

Auch wenn die Arbeit mit dem Fahrtenbuch heute deutlich einfacher vonstattengeht als früher, so müssen Anwender dennoch einige Dinge beachten. Denn ein Fahrtenbuch wird keinesfalls in jedem Fall vom Finanzamt anerkannt – im Gegenteil, sowohl das manuelle als auch das elektronische Fahrtenbuch müssen etliche Rahmenbedingungen erfüllen:

  • Das Fahrtenbuch muss vollständig sein.

  • Betriebliche und private Fahrten müssen nachvollziehbar und nachweislich aufgeteilt sein.

  • Es dürfen keine Seiten herausgerissen sein bzw. geklebt sein.

  • Die Reihenfolge der Fahrten muss klar ersichtlich sein und somit klar lesbar, nicht durchgestrichen, darf keine nachträglichen Bearbeitungen etc.

  • Alle Fahrten müssen spätestens am 7 Werktag (7 Tageregel) dokumentiert sein.

Fahrtenbuch lückenlos führen – darauf solltest du achten!

Damit im Nachhinein keine Probleme mit dem Finanzamt entstehen, ist bei der täglichen Arbeit mit dem Fahrtenbuch vor allem auf eine lückenlose Aufzeichnung zu achten. Da es sich im Grunde um ein selbstgeschaffenes Beweismittel handelt, ist es für den Nutzer umso wichtiger, dessen Glaubwürdigkeit belegen zu können. Bedenke, dass ein Fahrtenbuch jeweils für das aktuelle Kalenderjahr geführt wird und zahlreiche Informationen bereitstellt. So muss es nicht nur lückenlos, fehlerfrei und überprüfbar sein, sondern auch mit deinen anderen Angaben wie etwa Tank- und Reparaturrechnungen exakt übereinstimmen. Folgende wichtige Eintragungen helfen dir dabei, stets den Überblick zu behalten und dein Fahrtenbuch richtig zu führen:

  1. In deinem Fahrtenbuch muss eine Reihe wichtiger Daten bei jeder einzelnen Fahrt hinterlegt werden. Zunächst gilt es zu unterscheiden zwischen freiwilligen und Pflichtangaben.
  2. Führe dein Fahrtenbuch so detailliert wie möglich. Das heißt auch, dass jede einzelne Fahrt mit dem Pkw zu vermerken ist. Steht beispielsweise ein privater Urlaub an, so darfst du hier nicht nur eine allgemeine zeitliche Angabe wie das Hin- und Rückfahrtdatum machen, sondern musst jede einzelne Fahrt genau hinterlegen.
  3. Freiwillig ist die Angabe von Ankunfts- und Abfahrtszeit. Der zusätzliche Vermerk lohnt sich in vielen Fällen jedoch, denn so kannst du gegebenenfalls Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen.
  4. Wichtiger ist der Pflichtteil des Fahrtenbuchs. Dieser beginnt mit dem amtlichen Kennzeichen des Pkw, das direkt zu Beginn des Fahrtenbuches vermerkt wird.
  5. Weiter geht es mit dem Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt. Dieser ist sowohl bei privaten als auch gewerblichen Fahrten zu vermerken.
  6. Auch konkrete Ortsangaben gehören zu den Pflichtangaben und müssen bei jeder Fahrt enthalten sein. Sowohl Ort als auch Straßenname und Hausnummer gilt es zu berücksichtigen.
  7. Des Weiteren muss ein Reisezweck angegeben werden. Sei an dieser Stelle so konkret wie möglich, nicht ausreichend sind beispielsweise sehr vage Bezeichnungen wie etwa „geschäftlich“.
  8. Wie bereits erwähnt sollten die Eintragungen deines Fahrtenbuchs mit den Tankrechnungen übereinstimmen. Denk außerdem auch daran, dass Fahrten zur Tankstelle ebenfalls hinterlegt werden.
  9. Bei einer gewerblichen Fahrt musst du den Namen deines Geschäftspartners angeben. Anders gestaltet sich dies, wenn du eine Privatfahrt unternehmst – in diesem Fall kannst du von der Personenangabe absehen. Selbiges gilt übrigens auch für konkrete Orte und Reisezwecke, die bei Privatfahrten ebenfalls vernachlässigt werden können. Ansonsten musst du Privatfahrten aber dennoch angeben.
  10. Die täglichen Fahrten mit deinem Pkw werden durch verschiedenste Ereignisse beeinflusst. Nicht unüblich sind etwa Umleitungen oder Baustellen, denk daran, diese ebenfalls aufzuführen.
  11. Regelmäßige Fahrten zwischen Betriebsstelle und Wohnort sind ebenfalls aufzuführen, wobei hier ein kurzer Vermerk ausreichend ist.
  12. Sei bei der Verwendung von Zahlen stets so genau wie möglich. Nicht zulässig sind außerdem Rundungen vor dem Komma, hinter dem Komma hingegen schon.

Tipp: Wechsel zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung

Möchtest du von der 1-Prozent-Regelung auf das Fahrtenbuch wechseln? Diese Änderung kann nur jährlich vorgenommen werden. Der Wechsel bietet sich zum Beispiel dann an, wenn der Kauf eines neuen Pkw ansteht. Idealerweise stimmst du die Nutzung der richtigen Methode zunächst mit deinem Steuerberater ab, denn dieser kann dir genau sagen, welche Faktoren bei der Besteuerung relevant sind.

Das elektronische Fahrtenbuch beim Finanzamt vorlegen – aber richtig

Du hast dein Fahrtenbuch lückenlos geführt und bist bereit, die Dokumente und Daten vorzulegen? Denk ebenfalls daran, dass das Finanzamt dennoch nicht zwangsläufig dazu verpflichtet ist, deine Einreichungen anzuerkennen. Ein wichtiger Aspekt ist daher auch die Auswahl der richtigen Soft- und Hardware, denn Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern gibt es mittlerweile viele. Bei der Wahl des Herstellers solltest du insbesondere darauf achten, dass das gewählte Fahrtenbuch keine nachträglichen Manipulationen zulässt bzw. diese eindeutig nachvollziehbar sind. Andernfalls ist es wahrscheinlich, dass dein Finanzamt das Fahrtenbuch ablehnt. Es ist empfehlenswert, dass Fahrtenbuch nach einer kurzen Testphase vom Finanzamt prüfen zu lassen. Hierzu braucht man nur die Fahrten beispielsweise von einem kompletten Monat in einem Report auszudrucken und mit der Bitte auf Prüfung an das Finanzamt zu senden. Anschließend erhält man von dort eine entsprechende Antwort. Sind alle Angaben korrekt, kann ruhigen Gewissens mit dem elektronischen Fahrtenbuch gearbeitet werden.

2017-03-02T11:26:23+00:00