Die Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch für die Anerkennung durch das Finanzamt

 

Wer ein Betriebsfahrzeug zum Teil auch privat nutzt, der muss dieses korrekt versteuern. An dieser Stelle kommt entweder die sogenannte 1-Prozent-Regel zum Tragen oder das klassische Fahrtenbuch. Beide Varianten haben ihre individuellen Besonderheiten, wobei das Fahrtenbuch vor allem dann die sinnvollere Variante ist, wenn der Anteil der privaten Fahrten eher gering ist oder das genutzte Fahrzeug einen hohen Listenpreis hat (denn der würde einen unverhältnismäßig hohen Privatanteil mit sich bringen). Während das Fahrtenbuch früher ganz schlicht mit Notizblock und Stift geführt wurde, so kann es heute auch auf elektronischem Wege verfasst werden.

Das elektronische Fahrtenbuch  – eine sinnvolle Alternative zu Stift und Papier?

Wenngleich heutzutage immer öfter auf hilfreiche Technik vertraut wird, so greifen dennoch viele Nutzer auf den Klassiker, also das manuelle Fahrtenbuch, zurück. Das hängt mitunter auch damit zusammen, dass das elektronische Fahrtenbuch gelegentlich einige Probleme mit sich bringt.

Denn zwar ist es für den Anwender eine deutlich einfachere Variante, trotzdem sieht das Finanzamt dessen Nutzung kritisch – gerade deshalb, weil das elektronische Fahrtenbuch unter Umständen technisch manipuliert werden könnte und relevante Daten und Fakten auf diesem Weg verändert werden. Gänzlich verboten ist das elektronische Fahrtenbuch deshalb aber keineswegs. Stattdessen haben sich im Laufe der letzten Jahre konkrete Anforderungen ergeben, die eine Software erfüllen muss. Wer diese bei der Auswahl eines elektronischen Fahrtenbuches berücksichtigt (denn Anbieter und Produkte gibt es mittlerweile viele am Markt), schafft beste Voraussetzungen, bei der Prüfung durch das Finanzamt auf keinerlei Probleme zu stoßen.

Welche Anforderungen sollte ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllen?

Damit ein elektronisches Fahrtenbuch durch das Finanzamt anerkannt wird, gilt es eine Reihe wichtiger Anforderungen zu berücksichtigen. Darunter fallen die folgenden Punkte:

Vollständige Daten eintragen

Ein Fahrtenbuch dient dazu, eine ganze Reihe relevanter Daten zu dokumentieren und an zentraler Stelle zu sammeln. Das Finanzamt fordert diesbezüglich einige konkrete Informationen, die für jeden einzelnen Beitrag enthalten sein müssen. Der Grund der Fahrt ist nur auf diese Weise nachvollziehbar und kann andernfalls nicht exakt geprüft werden. Zwingend vorhanden sein müssen Datensätze bezüglich des Datums der Fahrt, des Fahrtziels, des Grundes der Fahrt und des genauen Km-Standes am Anfang und Ende der Fahrt. Werden diese Daten nicht akkurat gepflegt und sind für jede Fahrt einsehbar, so wird das zuständige Finanzamt das elektronische Fahrtenbuch unter Umständen nicht anerkennen.

Durchgehende und ordentliche Führung des elektronischen Fahrtenbuches

Ein gültiges Fahrtenbuch sollte einige formale Kriterien erfüllen. So besagt es auch das Einkommensteuergesetz, nachdem es „ordentlich“ geführt werden muss. Tatsächlich gibt es für diese Anforderung allerdings keine exakte Vorgabe, die allgemein gültig ist. Trotzdem haben sich im Laufe der vergangenen Jahre verschiedene Standards durchgesetzt, die durch das Finanzamt anerkannt werden. Ein gutes elektronisches Fahrtenbuch bietet diese in der Regel bereits als automatische Vorlage, um dem Nutzer möglichst viel Arbeit abzunehmen. Besonders wichtig ist, dass sämtliche Fahrten im Fahrtenbuch vollständig aufgeführt sein müssen und in fortlaufendem Zusammenhang dokumentiert werden. Weiterhin muss die Software gewährleisten, dass Änderungen nicht ohne weiteres vorgenommen werden können, da so theoretisch auch mutwillige Manipulationen am System möglich wären.

Richtiger Umgang mit nachträglichen Änderungen

Aus verschiedensten Gründen kann es vorkommen, dass ein bereits getätigter Eintrag im Fahrtenbuch im Nachhinein noch einmal ergänzt oder korrigiert werden muss. Grundsätzlich werden spätere Änderungen nicht gerne gesehen – aufgrund der Manipulationsgefahr –, trotzdem sind sie unter Umständen möglich. Nämlich dann, wenn die Änderungen in jedem Fall für den Prüfer bzw. das Finanzamt ersichtlich sind. Abgesehen davon ist eine solche Änderung nicht unbegrenzt und zu jedem Zeitpunkt möglich. Festgelegt ist ein Zeitfenster von 7 Tagen nach Abschluss der zu ändernden Fahrt, in der eine elektronische Ergänzung nachträglich noch stattfinden darf. Diese Änderungen müssen nicht nur in den elektronischen Daten sofort und jederzeit nachvollziehbar sein, sondern ebenfalls in einem späteren Ausdruck des elektronischen Fahrtenbuches.

Zugriff für die Finanzverwaltung ermöglichen

Damit die elektronischen Daten von der Prüfstelle eingesehen werden können, muss jederzeit ein umfassendes Zugriffsrecht bestehen. Dieses Recht ist nicht nur zum Zeitpunkt der Prüfung zu gewährleisten, sondern auch für den regulären Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren, der für elektronische Fahrtenbücher gilt. Auch ein Wechsel des Betriebssystems durch den Nutzer ändert nichts daran, dass das Zugriffsrecht jederzeit gegeben ist. Dieses gewährleistet einerseits eine ständige Erreichbarkeit und Aufrufbarkeit, andererseits aber auch eine unverzügliche Lesbarkeit der Daten im Bedarfsfall.

Das gewählte System muss sicher vor Manipulation sein

Das Finanzamt ist der Nutzung elektronischer Fahrtenbücher gegenüber besonders kritisch, weil diese – gerade in der Vergangenheit – immer wieder Möglichkeiten zur Manipulation boten. Im Zuge der technischen Revolution und durch den wachsenden Markt sind heutige Systeme allerdings weitaus besser geschützt und bieten sowohl Anwendern als auch dem Finanzamt einen sichereren Ansatz. Grundsätzlich sollte ein elektronisches Fahrtenbuch belegen können, dass es gegen Manipulationsversuche gewappnet ist und sich um entsprechende Vorkehrungen bemühen. Andernfalls stellt es für das prüfende Finanzamt in der Regel kein anerkanntes Produkt dar. Anwender sollten an dieser Stelle außerdem wissen, dass kein elektronisches Fahrtenbuch – egal, von welchem Hersteller – von vornherein automatisch von jedem Finanzamt akzeptiert wird. Vielmehr handelt es sich stets um einen individuellen Fall, den es abzuwägen gilt. Die Auswahl des richtigen Anbieters kann an dieser Stelle aber durchaus die Weichen dafür stellen, in der späteren Prüfung keine bösen Überraschungen zu erleben.

Lohnt sich die Umstellung auf ein elektronisches Fahrtenbuch?

Auch wenn das elektronische Fahrtenbuch mitunter für Komplikationen sorgen kann, so bietet es seinen Nutzern doch einige entscheidende Vorteile. So ermöglicht es beispielsweise eine immense Arbeitsentlastung, denn die einzelnen Fahrten müssen künftig nicht mehr händisch eingetragen werden. Gleichzeitig vermindert sich so auch die Fehlerquote, die bei manuellen Eintragungen schnell durch Flüchtigkeitsfehler oder Zahlendreher gegeben ist. Stattdessen greift das elektronische Fahrtenbuch auf automatisierte Vorgänge zurück, sorgt für einen kompletten Datenbestand und gewährleistet darüber hinaus auch eine dauerhafte Sicherung der Daten. Zum klassischen Fahrtenbuch stellt es damit eine spannende Alternative dar, die – sofern alle Anforderungen des Finanzamts erfüllt werden – bei vielen Anwendern für eine schnellere und komfortablere Abwicklung sorgt.

2017-02-14T11:31:05+00:00